“做好采購工作,不僅要做一名專家,最重要的是成為一名‘雜家’。從過程管理、供應商管理,到談判、數據分析,再到各個領域的專業知識……樣樣都要懂,可以說‘企業采購’這個工作崗位的員工需要具備多象限的學習能力。”談及企業采購,知乎采購部負責人張曉宇感慨良多。

張曉宇是物流與供應鏈管理專業的“科班”出身,畢業后一直從事企業采購工作已十幾年,曾先后服務于制造業的外企、新能源電動車企、新能源光伏企業和互聯網企業等。對于企業采購,張曉宇可以稱得上是一名資深的“探索者”。特別是加入知乎以來,張曉宇更是憑借優秀的學習能力,帶領團隊攻克了采購管理的數字化升級、市場內容營銷采購等一系列課題,為公司的降本增效和創新發展提供了有力支持。

快速學習專業知識 服務業務打造爆款節目內容

在知乎“生態第一”的戰略下,其采購部門經常會面臨很多關于市場營銷領域的采購項目,這些工作非常考驗采購人的學習能力。

例如2022年,知乎上線了一檔自制的職場青年紀實觀察節目《我所向往的職業啊》,其內部力爭要從零起步創作出既滿足站內消費需求、又有市場競爭力的節目。為此,需要團隊找到深耕職場領域、經驗豐富且了解知乎用戶群體的頭部制作方,來和知乎深度共創有價值的內容。

“相比與傳統的實物類采購,節目內容策劃和制作方的采購有著很大不同。這類服務通常以個性化的創意和方案為主,需要大量專業經驗進行判斷,為此采購人不僅需要學習并積累一定的內容策劃制作相關的專業知識,還要快速熟悉大量過去從未接觸過的制作供應商。想要短時間、高質量完成,對于初涉內容運營的采購團隊而言,挑戰其實還是挺大的。”

于是知乎采購團隊加班加點“補功課”,一邊和公司內部的需求和策劃團隊了解之前可借鑒的成功案例,一邊和有經驗的同行交流快速尋源成熟的制作團隊資源。最終在采購部和業務部的協同配合下,知乎2022年上線了三檔自制節目,并在其站內總播放量突破了2億,不僅獲得了良好的口碑,還在站內形成了大量的討論,對知乎社區形成了“反哺”。

張曉宇表示,面向2023年,很多公司都將全面拼發展,采購工作也會面臨更多挑戰。作為采購人,要堅持“專業能力+通用能力”雙軌發展,只有不斷提高采購技能、快速學習,才能適應市場的變革,為公司創造更多價值。

積極嘗試數字化轉型 為公司降低采購隱形成本

除了更貼合公司業務性質的特色采購外,作為互聯網行業的頭部企業,知乎的采購部門還負責大量的常規辦公用品、IT類商品、員工福利等采購工作,需要采購人員花大量的時間來尋源、比價、招投標、簽訂合同、履約交付等。

如果按照較為傳統的采購方式來執行,會需要投入非常多的人力。比如,以前采購公司的日常辦公用品,小到一張紙、一支筆,每一單都要經過供應商招標、選品、比價、合同簽訂、歸檔、付款報銷等環節,這些流程不僅復雜且重復環節多,會占用采購人大量的精力和時間,屬于采購的隱性成本。

對此,知乎搭建了行業內較為完善的采購體系流程,無論是供應商管理體系還是采購管理體系,都秉承“三公一誠”的原則,通過規范化的流程設計,不僅明確了采購工作中有關責任部門及其權責界面,還對采購的多項環節設定了“執行SOP”,便于企業內部的流轉與應用。

基于這套流程體系,知乎也順利開展了數字化采購。通過接入數字化采購管理系統,實現了信息流的實時流轉,讓所有項目的采購從需求下達、審批、執行以及后續的交付、履約、配送都可以在系統中實時查看監控,減少采購工作量,實現“提質增效降費”的目標。

張曉宇認為,“數字化采購對于采購人員及企業的價值主要體現在三個方面,第一,自動化采購執行能夠顯著提升采購效率;第二,數字化、可視化的數據看板信息能夠給決策層提供更客觀的決策依據,縮短決策周期;第三,數字化采購也更有助于企業識別降本機會、防止價值漏損。”

當前,企業管理的全面數字化已是大勢所趨,但如何將互聯網和科技的力量融入業務,實現更精細化和專業化的管理,無疑還有很長的路要走。知乎對于采購數字化的探索,在數字化升級方面率先跨出了一步,也是當下企業采購發展的一個縮影。京東企業業務作為京東集團服務企業客戶的窗口,緊隨行業發展趨勢,持續發揮扎實的基礎設施、高效的數智化社會供應鏈、創新的技術服務能力,從企業經營生產過程中的需求出發,打造覆蓋場景更多、內容更豐富的企業采購數字化解決方案,為廣大企業客戶提供更為優質的數字化采購管理服務。